As ferramentas tecnológicas vieram para ajudar nos mais diversos setores e podem ser a chave para acabar de vez com alguns problemas que estão a impedir o crescimento dos negócios, tal como uma má organização da empresa.

Quando estamos a falar de funcionamento, cada empresa possui as suas especificidades e não há um padrão específico a ser seguido. No entanto, existem algumas estruturas já padronizadas que podem ajudar em determinados aspetos que mesmo as empresas de diferentes setores podem ter em comum. São as chamadas estruturas organizacionais de uma empresa.

Para ajudar nesses modelos de organização e facilitar desde a comunicação interna até a execução de tarefas, existem diferentes ferramentas disponíveis – algumas até de forma gratuita. A tecnologia pode ser acrescentada aos poucos no funcionamento da empresa, conforme a necessidade de organização dos processos.

Abaixo selecionámos cinco tipos de ferramentas úteis para cada área de um mesmo negócio. São softwares que ajudam a otimizar desde os procedimentos mais simples, como a partilha de materiais, até a integração de todas as informações da empresa numa única plataforma. Confira!

Ferramentas para a comunicação interna e gestão das equipas

Ter uma comunicação eficiente é vital para o bom funcionamento de uma empresa. Esta área é tão importante que existem hoje no mercado diversas ferramentas para facilitar o trabalho da comunicação interna e da gestão de pessoas.

Mais voltadas à comunicação interna podemos citar: Slack, HipChat, Hangouts e o bom e velho Skype. A maioria dessas plataformas tem algum plano gratuito e são ótimas ferramentas para uma comunicação mais dinâmica entre os colaboradores da empresa.

Para fazer a gestão do tempo, determinar tarefas e organizar a equipa nos mais variados projetos, são algumas possibilidades as plataformas: Trello, Asana, Jira e BaseCamp. Essas também oferecem planos gratuitos e são ferramentas extremamente intuitivas. Nelas é possível incluir utilizadores da equipa, criar planeamentos diários, mensais, semanais ou até mesmo anuais para diferentes projetos. Toda a informação necessária para o andamento das atividades fica registada, o que pode evitar pequenas confusões.

Ferramenta para a gestão de negócios

Com a ferramenta BPM Low Code um analista com algum conhecimento de BPMN pode delinear os processos e automatizá-los. Com essa ferramenta é possível analisar os processos, criar fluxogramas, descobrir pontos de melhorias, automatizar tarefas e ter disponíveis as informações dos KPIs para consultar quando quiser.

O interessante desta ferramenta é a otimização dos serviços através de uma interface intuitiva e fácil de usar. BPM Low Code é muito útil para as empresas que possuem uma gestão mais complexa e que envolve processos rigorosos que não podem falhar.

Ferramentas para monitoria da performance

Existem também algumas ferramentas para o acompanhamento dos KPIs de uma maneira mais simplificada e sem criar novas tarefas difíceis para o trabalho. Nelas as informações do seu negócio são coletadas pelos colaboradores e disponibilizadas em dashboards para que os responsáveis pela gestão tenham uma visão mais ampla do desenvolvimento da empresa através de informações confiáveis, apuradas em tempo real.

Este monitoramento da performance dos projetos da empresa pode ser também parte de um planeamento estratégico com a comunicação interna. Através da conhecida “gestão à vista” as informações acompanhadas pelos KPIs podem ser disponibilizadas a todos os colaboradores para que saibam como está o desempenho geral e de cada área. É um grande passo na comunicação da empresa, com feedbacks instantâneos.

Ferramentas de CRM

Como sabemos, manter um bom relacionamento com os clientes é crucial para os negócios. Para ajudar nesta área existem ferramentas de CRM. São plataformas online que ajudam a mapear melhor os clientes, conhecer as suas necessidades e assim criar soluções melhor adaptadas para cada perfil de consumidor.

As ferramentas de CRM também são ótimas para monitorar as vendas. Elas geralmente possuem um funil de vendas visual e intuitivo que facilita uma melhor visão de como está o andamento dos negócios e os processos de vendas, além de funcionarem como boas plataformas de comunicação com a equipa de vendedores.

Podemos citar como exemplos de ferramentas: Pipedrive, PlugCRM, Agendor e Moskit.

Ferramenta para a gestão integrada

Ter ferramentas que ajudam em determinas atividades específicas já é uma grande vantagem, então o que podemos dizer sobre um software que integra todas as informações da empresa numa única plataforma?

É isso que a tecnologia ERP (Enterprise Resource Planning) faz. Disponível em ferramentas como TinyERP, ContaAzul e Bling, esse programa permite que todas as áreas troquem as informações de que necessitam, sem duplicar os registos e com muita confiabilidade.

Então, é possível que alguma dessas ferramentas seja útil na sua empresa?