Felizes para sempre: fidelize o seu sponsor

O “sim” foi dito, formou-se a parceria, o evento foi um sucesso, mas acabou. E agora? Agora, assuma que a relação com o seu patrocinador é séria e garanta que seja próspera e duradoura. Isso mesmo, não pense que a sua relação com o sponsor acaba quando o seu evento chega ao fim. Além de ponderar sobre as próximas edições, é essencial também deixar o patrocinador satisfeito e certo de que fez um bom investimento ao acreditar na sua ideia.

Após a realização do evento, é preciso organizar os dados, preparar uma análise e marcar uma reunião com o sponsor para partilhar as informações e fazer uma avaliação mais detalhada sobre a parceria. Isso tudo deve estar no seu planeamento antes mesmo do evento acontecer. São atitudes como essas que demonstram o seu profissionalismo e geram mais confiança no patrocinador além de novas possibilidades de patrocínio nos futuros projetos.

Percebeu a importância do contacto pós-evento, mas não sabe nem por onde começar? Então, veja algumas dicas para sair do lugar.

É hora de passar a "pente fino" o evento

A primeira tarefa a ser feita no pós-evento é fazer uma análise completa de toda a ação. É este o momento de passar a “pente fino” todo o processo e visualizar o que funcionou, o que deixou a desejar, quais foram os pontos fortes, o que surpreendeu os participantes e quais os aspetos que precisam de ser ajustados para as futuras edições.

Para chegar a esse panorama, é importante que faça uma avaliação geral, de todas as ações que realizou. Responda a questões como: as promessas feitas aos inscritos foram cumpridas? O número de participantes foi dentro do esperado? O evento trouxe retorno financeiro? Houve presença nos media? Os objetivos foram alcançados? Assim, será mais fácil perceber quais ações tiveram o nível de resultado esperado e o que não causou efeito algum.

Com essa análise, faça um relatório que inclua essas e outras informações importantes. Quanto mais completo for esse documento, melhor. Pois, o relatório será utilizado na apresentação dos resultados ao patrocinador para que assim avalie a possibilidade de patrocínio em edições futuras.

Da mesma forma, o documento pode ser útil para a sua equipa, na avaliação do evento. A partir dos pontos positivos e negativos, é possível montar um novo plano de ação, com estratégias diferentes para que a sua próxima edição tenha ainda mais sucesso.

Apresente os resultados e os feedbacks

Além de mostrar os resultados gerais do evento, é importante apresentar informações que comprovem as vantagens do patrocinador ter investido na sua ideia. Trata-se de comprovar com números aquilo que foi prometido ao sponsor quando estava a negociar a parceria. Um exemplo é confirmar com uma análise do perfil dos participantes que o target do patrocinador realmente esteve no evento.

Outro ponto importante é ter um feedback do público e demonstrá-lo ao patrocinador. Converse com os participantes, descubra o que mais os agradou, e perceba se o evento alcançou suas expectativas. Lembre-se de fazer perguntas específicas, relacionadas aos interesses do sponsor. Perceba também o engajamento dos participantes nas redes sociais. Lembre-se que esses dados são valiosos para os patrocinadores e para os seus negócios.

Esse é um passo fundamental para que as empresas que investem na realização do seu evento vejam que está a evoluir e a procurar caminhos melhores para trazer ótimos resultados. Além disso, com essas atitudes vai conseguir comprovar que o ato de patrocinar eventos pode ser mesmo um bom negócio. Portanto, reunir e partilhar as informações pós-evento é uma mais-valia para quem deseja renovar parceiros e ter novos investimentos nas próximas edições.

Base de dados

Um evento corporativo tem a capacidade de reunir pessoas com os mesmos perfis e interesses. A inscrição delas gera um banco de dados muito importante para qualquer empresa, inclusive para a do seu patrocinador.

É por isso que muitas vezes o acesso a essas informações pode e deve ser utilizado como moeda de troca, ou seja, uma contrapartida para quem aceitar patrocinar o seu evento. Então, é fundamental que esses contactos e informações recolhidas no ato de inscrição ou até mesmo durante o evento sejam organizadas e partilhadas de maneira segura com o sponsor.

Agradecer é sempre fundamental

Lembre-se que a sua ideia só saiu do papel porque o patrocinador aceitou viabilizá-la. Por isso, além de fornecer as informações já mencionadas, e demonstrar os resultados obtidos com o evento, encontre uma maneira de agradecer pela parceria.

Correu tudo bem, certo? Então, não meça esforços para manter essa relação. Afinal, boas relações devem ser duradouras e prósperas. E para isso, a educação e a simpatia são indispensáveis.

No pós-evento, tenha o cuidado de enviar uma mensagem de agradecimento ao seu patrocinador. Pode ser um cartão, um e-mail, um vídeo ou uma publicação nas redes sociais. São muitas as possibilidades. Portanto, reserve um tempo e faça os devidos agradecimentos a quem o ajudou nesse projeto, mantendo assim as portas abertas para novas possibilidades de negociação.

Tenha em mente que a cada ano que passa, novos eventos surgem e maior se torna a concorrência para fazer parcerias com os melhores patrocinadores. Por isso, é importante que saia na frente e realmente invista em ações pré, durante e pós-evento que façam a diferença.