Conquiste patrocinadores em 6 passos

Contar com um bom suporte financeiro e estratégico pode ser fundamental na hora de organizar um evento corporativo. Afinal, trata-se de um grande desafio que inclui muitas variáveis, diferentes interesses e o envolvimento de diversas áreas e profissionais. Para dar conta de tudo, uma boa solução é aliar o evento com marcas fortes, que além de oferecerem auxílio financeiro, podem disponibilizar os recursos necessários para que tudo ocorra dentro do que foi planeado.

São os chamados patrocinadores de eventos. Esse tipo de patrocínio ocorre quando de uma pessoa ou instituição, geralmente ligada a uma marca, provém recursos financeiros, humanos ou até físicos para um evento ou atividade. Em troca, o seu nome é associado a esse evento, sendo divulgado como parceiro dessa ação.

Veja os diferentes tipos de sponsoring aqui.

A ideia de ter um ou mais patrocínios no evento é boa. Porém, como conseguir essa ajuda? Muitas vezes, é difícil chegar a esses possíveis patrocinadores.  Por isso, ter um plano de patrocínios para eventos bem estruturado faz toda a diferença. Veja abaixo o caminho a ser seguido para conquistar aquela ajuda fundamental e nunca mais fique sem patrocínios nos seus eventos.

Passo 1 – Faça uma proposta encantadora

É preciso convencer o patrocinador de que o seu evento irá ajudar nos negócios dele. Por isso, o primeiro passo é dedicar-se a fazer uma proposta bem-feita, o que inclui arrematar os seus interesses com o dele e apresentar essa proposição de uma maneira encantadora.

Depois, nada de enviar apenas um e-mail. Os encontros presenciais têm mais possibilidade de sucesso. Agende uma reunião com o possível sponsor e esteja preparado para uma apresentação de qualidade. Isso inclui transformar a sua apresentação numa pequena demonstração do que será o seu evento.

Lembre-se de que conferências e reuniões costumam ter um forte apelo emocional e comercial visto que se tratam de encontros de pessoas interessadas nas mensagens a serem transmitidas.

Eventos têm grande apelo emocional e comercial, por se tratarem de um momento de encontro de muitos participantes, em que mensagens importantes podem ser transmitidas. Pensando nisso, transforme a sua apresentação numa pequena amostra do que está a pensar para o seu evento.

Proporcione ao possível sponsor uma experiência única. Esclareça todos os pontos e não deixe dúvidas quanto à importância de associar a marca dele ao seu evento. Mas, atenção! Não se esqueça que o tempo é algo precioso para qualquer profissional. Encontre o equilíbrio e, mesmo sendo envolvente, não deixe de ser objetivo.

Passo 2 – Demonstre o quanto o sponsor é especial

Embora o evento deva ser apresentado para várias empresas, vale a pena lembrar que toda a gente gosta de se sentir especial. Então, a dica é manter uma base para a apresentação da sua ideia, porém, fazer versões personalizadas para cada possível patrocinador.

Este passo requer tempo, todavia, é muito provável que o seu esforço seja recompensado. Falar diretamente com a marca visitada tende a ser um diferencial. Para isso, faça uma pesquisa completa e conheça muito bem as características dos possíveis patrocinadores. Aproveite os resultados e destaque na sua apresentação aqueles dados que podem encantar e surpreender.

Esses detalhes vão desde usar as cores da marca do patrocinador na apresentação, fazer comparações positivas do seu evento e outros eventos que tenha patrocinado, até dar exemplos concretos com a identidade visual dele em alguns materiais de divulgação que o patrocinador perceba de forma mais concreta quais serão as suas vantagens quando a parceria acontecer.

Passo 3 – Esclareça quem é o seu público

Saber com quem se está a falar é fundamental em qualquer nicho de mercado e isso não será diferente na hora de escolher se deverá ou não patrocinar determinada ação. Desta forma, seja muito claro e específico na hora de apresentar o público do seu evento.

Assim, ficará mais claro para quem estará a comunicar a empresa caso torne-se patrocinadora. Portanto, não economize informações. Apresente, detalhadamente, o seu público-alvo. Fale de faixa etária, poder aquisitivo, hábitos de consumo, interesses, e muito mais. Em resumo, mostre quem são as pessoas a quem o seu evento é destinado e por quais motivos interessam tanto.

Passo 4 – Fale sobre questões práticas

Algumas informações podem parecer não ser interessantes ao patrocinador tendo em vista que não devem interferir no seu quotidiano. No entanto, vale a pena apostar em ser o mais esclarecedor possível.

Assim, após chamar a atenção e conquistar o patrocinador, mostre que o seu trabalho tem consistência e coerência. Como? Apresente o planeamento, com todas as etapas de trabalho, localização, estrutura, duração, existência ou não de outras edições, prazos para realização de tarefas, sistema para a venda de bilhetes e outros aspetos fundamentais para a organização de uma ação de maior porte.

Passo 5 – Mostre o seu trabalho

Mostrar que possui experiência na realização de outros eventos pode ser muito positivo. Desta forma, apresentar um portfólio com os seus trabalhos, principalmente referentes a ações de interesse do patrocinador, é indispensável. O sponsor precisa ter confiança em si tendo em vista que irá vincular a marca dele a uma ação sua.

Apenas, tenha a sensibilidade de não exagerar nesta parte da apresentação. Apresente as suas habilidades, conhecimentos e experiências de forma breve e direta. Tornar-se repetitivo e cansativo é tudo o que não precisa nessa altura.

Passo 6 – Defina o investimento

Este é o momento mais importante da sua apresentação. Afinal, é quando ficará decidido o investimento do patrocinador no seu evento e quais serão as suas contrapartidas. Apresente com firmeza quais são as possibilidades para o futuro patrocinador.

É fundamental que o patrocinador entenda o seu planeamento e procure adequar-se a ele. Porém, isso não significa ser inflexível. Esteja aberto a ouvir uma contraproposta, que não precisa de resposta imediata. Se for o caso, avalie com calma, com a sua equipa, e decida se vale ou não a pena aceitá-la.

Após “conquistar” o patrocínio, lembre-se de que a sua relação com o patrocinador tem um longo caminho pela frente, mesmo após o evento. Além de pensar nas próximas edições, é fundamental garantir que o patrocinador fique com a sensação de que o investimento na sua ideia valeu a pena. Para isso, é preciso seguir uma série de passos, desde partilhar ideias, até dados valiosos adquiridos a partir do seu evento. Mas isso é assunto para outro artigo.