A importância de uma boa gestão de stocks para as empresas

Se é empresário ou trabalha no departamento de compras ou armazém, sabe a importância que tem um inventário de produtos atualizado para o bom funcionamento da sua empresa.

5 razões que tornam a gestão de stocks tão importante

A gestão de stocks é um aspeto essencial para gerir uma empresa de modo eficiente. Perceber os produtos que há, em que quantidades e em que lugares e a altura em que estes entram e saem simplifica algumas tarefas dentro da empresa e ajuda a evitar problemas, como falta e/ou excesso de stock.

Damos-lhe cinco razões que o vão convencer a manter uma boa gestão de stocks:

1- Aumenta os níveis de produtividade e a eficiência: Ferramentas como os softwares de gestão de stocks têm um grande impacto na produtividade e eficiência da sua empresa, uma vez que evitam que os seus colaboradores tenham que fazer o processo manualmente. Além disso, manter uma gestão regular dos stocks pode ser uma grande ajuda para a realização de outras tarefas, como o serviço e apoio ao cliente.

2- Ajuda a organizar o espaço de armazenamento: Ajuda a saber, por exemplo, quais os produtos em stock e quais escoam mais facilmente, ajuda-o a criar uma organização mais eficaz para o seu espaço de armazenamento. Quanto mais organizado esse espaço estiver, mais fácil e mais rápido vai ser o processo de entrega do produto ao cliente.

3- Poupa tempo e dinheiro: Ajuda, de facto, a que poupe tempo e dinheiro. Estar permanentemente a par da velocidade de escoamento dos produtos irá ajudá-lo a planear e a decidir mais rapidamente quais deverá encomendar ao seu fornecedor e em que quantidade, além de lhe permitir não gastar dinheiro quando não é necessário.

4- Melhora a exatidão das encomendas de inventário: Ajuda-o a calcular, de forma mais exata, a quantidade de produtos que precisa de encomendar ao fornecedor. Deste modo, evitará a falta de produtos e terá sempre à sua disposição no armazém o suficiente para corresponder aos pedidos dos seus clientes.

5- Mantém um bom nível de satisfação dos clientes: Permite-lhe saber aquilo que os seus clientes procuram e em que quantidades. Tendo estas informações, estará sempre pronto a satisfazer as necessidades e exigências dos seus clientes que, assim, se sentirão satisfeitos com o serviço que lhes presta.

Estratégias para uma gestão eficaz de stocks:

A gestão de stocks tem em conta muitas variáveis e é altamente personalizável de acordo com a dimensão, a área e a estratégia de cada negócio. Contudo, apesar destas diferenças, é importante que as empresas invistam na diminuição do erro humano na gestão de stocks através da adoção de ferramentas tecnológicas, mas também de metodologias que otimizem todas as fases do processo.

Qualquer que seja a ferramenta escolhida, estas estratégias vão ajudá-lo a otimizar a gestão dos seus stocks e a tornar o seu negócio mais rentável. Comece por:

1- Definir processos e responsabilidades

A melhor forma de evitar falhas e de manter os seus stocks organizados é através da definição de um processo de controlo. Estabeleça um método, defina rotinas de verificação e atribua responsabilidades claras a cada membro da equipa. Por exemplo, estabeleça que, de cada vez que um artigo é vendido, determinado colaborador deve atualizar o stock disponível na loja.

2- Registar os artigos assim que são recebidos

Logo que recebe uma encomenda, faça o seu registo. Por mais ocupado que esteja com todos os aspetos do seu negócio, esquecer esta rotina é um dos primeiros passos para perder o controlo de todo o processo. Se vender um artigo antes de ele estar devidamente registado, muito provavelmente irão ocorrer erros sucessivos cuja origem será mais difícil de rastrear e com consequências que lhe poderão custar muito dinheiro.

3- Identificar cada tipo de artigo

Seja de forma manual, através de código de barras ou de outro sistema, cada um dos produtos em stock deve estar identificado em termos de código de produto, quantidade, descrição ou outros detalhes relevantes: como a origem, o lote ou o fornecedor.

Uma correta etiquetagem facilita a identificação dos artigos, evita trocas de produtos, e torna mais fácil o seu rastreamento e controlo das quantidades disponíveis.

4- Controlar as datas de validade

Nos produtos com datas de validade, o controlo rigoroso é essencial. Registe as datas em que os produtos expiram e faça a gestão do espaço físico do seu armazém de forma que o acesso aos produtos com o prazo mais curto seja facilitado.

5- Monitorizar regularmente e atuar de imediato

O controlo dos seus stocks deve ser feito em tempo real, de forma que consiga agir rapidamente no caso de encontrar algum erro. Faça verificações de qualidade regulares e não espere por uma grande encomenda para corrigir qualquer falha encontrada. Um erro detetado apenas quando a mercadoria já estiver nas mãos do cliente será muito mais difícil de resolver e pode mesmo comprometer a credibilidade da sua marca.

6- Estabelecer um plano de emergência

Por mais organizado que seja o seu processo de gestão de stocks, mais cedo ou mais tarde vão surgir problemas. Pense no que pode correr mal e prepare um plano para fazer face a todos esses desafios.

7- Manter um bom relacionamento com os seus fornecedores

Uma boa gestão de stocks tem muito a ver com a sua capacidade de agir rapidamente e adaptar-se às mudanças. Por isso, quer precise de devolver um produto que não está a conseguir escoar de forma a ter espaço para outro, adquirir outro produto mais rapidamente do que o habitual, ou resolver um problema de falta de qualidade de um artigo, precisa de ter uma boa relação com os seus fornecedores. Se existir uma relação de confiança, mais facilmente um fornecedor o ajudará a resolver qualquer problema ou a responder a um pedido extra. Além disso, aspetos como quantidades mínimas por encomenda ou descontos de quantidade podem ser negociados e uma boa relação facilita esse processo.

8- Planear com eficácia

Estimar a procura é um dos aspetos mais importantes e também um dos mais difíceis no que diz respeito à gestão de stocks. São muitas as variáveis envolvidas, e por isso, fazer uma estimativa rigorosa do que deve ter em stock não é uma ciência exata.

Contudo, qualquer que seja o seu negócio, há aspetos que deve ter em conta:

• Vendas do ano anterior

• Taxa de crescimento do ano corrente

• Sazonalidade

• Tendências do mercado

• Vendas já asseguradas através de contratos

9- Fazer uma “limpeza” regular

Com alguma regularidade separe os artigos obsoletos ou armazenados há demasiado tempo. Embora não seja a situação ideal, qualquer negócio tem em algum momento artigos que não consegue escoar. Organize uma venda especial, faça uma promoção, doe os artigos às instituições ou aos funcionários – o importante é o espaço que vai ganhar no seu armazém, poupando dinheiro e libertando prateleiras para os produtos que fazem sentido para a sua estratégia comercial.

Independentemente do setor de negócio, as empresas necessitam de uma boa organização interna para serem competitivas. Como sabe, a concorrência anda sempre à espreita. O serviço de pós-venda é cada vez mais um critério de competitividade e pode ser um fator diferenciador na escolha de um fornecedor. Esteja sempre um passo à frente dos seus concorrentes e utilize na sua empresa um sistema de gestão de inventários moderno, rápido e eficaz. Certifique-se que as encomendas dos seus clientes chegam exatamente na altura que eles mais precisam.

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